Kun Excel ei riitä - näin parannat koko liiketoiminnan tuottavuutta
Talousjohtajat ja liiketoimintavastaavat painivat usein saman haasteen äärellä: suunnitteludata on hajallaan eri Excel-tiedostoissa eikä yhteistä kokonaisnäkemystä ole. Liian usein jokaisella liiketoimintayksiköllä on oma versionsa ennusteista, ja konsernitasolla vietetään viikkoja tietoja yhdistellen, virheitä korjaillen ja yhtenäisyyttä tavoitellen.
Excel on edelleen yksi yleisimmistä suunnittelun työkaluista – eikä syyttä. Se on joustava, tuttu ja nopeasti muokattavissa. Organisaation kasvaessa Excelin rajoitteet nousevat kuitenkin esiin: manuaalinen työ lisääntyy, virheet kasaantuvat ja tilannekuva jää pirstaleiseksi.
Hajallaan oleva data vaikeuttaa kaikkien työtä
Monessa organisaatiossa liiketoiminnan suunnittelu etenee erillisinä prosesseina omissa yksiköissään. Talous rakentaa omat budjettipohjansa, myynti suunnittelee asiakastason lukuja ja tuotanto optimoi kapasiteettia ja kaikki tekevät tätä omilla työkaluillaan. Vaikka yhteinen nimittäjä työssä onkin yleensä Excel, kokonaisnäkemystä tulevaan on vaikea muodostaa.
Tyypillisiä haasteita:
Eri versiot elävät rinnakkain – jokaisella yksiköllä on omat laskentataulukkonsa, joita päivitetään eri aikaan ja eri logiikalla.
Tieto ei ole ajantasaista – suunnittelu perustuu helposti vanhentuneisiin lukuihin, jolloin päätöksenteon tuki jää hataraksi.
Konsolidointi on manuaalista – konserninäkymän tai organisaation tulosyksiköiden konsolidointi vaatii aikaa vievää tiedon yhdistelyä ja virheiden metsästämistä.
Strategia ja suunnittelu eivät kohtaa – pitkän aikavälin tavoitteet eivät ole linjassa operatiivisen ennusteen kanssa, koska ne rakennetaan eri lähteistä.
Kun suunnitelmat ovat hajallaan, kenelläkään ei ole aitoa vastuuta tilanteesta ja kokonaisnäkemys jää puuttumaan.
Yhtenäinen alusta, yhteinen tietolähde
Moderni suunnittelualusta, kuten Jedox, mahdollistaa, että kaikki liiketoimintayksiköt, talous ja johto käyttävät suunnitelmien pohjana samaa tietolähdettä. Yksiköitä ei ole kuitenkaan tarkoitus pakottaa samaan muottiin vaan yhtenäistää perusrakennetta ja helpottaa käytännön työtä.
Miten yksi suunnittelualusta ratkaisee haasteet?
Yksi suunta – eri näkökulmat: Kaikki suunnittelu tapahtuu yhteisen suunnitteluarkkitehtuurin päällä. Myynti voi katsoa ennustetta asiakaskohtaisesti, tuotanto tuotteittain ja talous kustannuspaikoittain. Kaikki tarkastelevat ja päivittävät suunnitelmiaan samaan rakenteeseen pohjautuen.
Reaaliaikainen läpinäkyvyys: Muutokset päivittyvät välittömästi koko organisaatiolle. Näin reagointi muutoksiin on tarvittaessa nopeaa ja päätöksenteko ketterää.
Ajuripohjaisuus ja skenaariot: Ennustemallit perustuvat ajureihin, jotka mahdollistavat helposti vaihtoehtoisten skenaarioiden rakentamisen ilman manuaalista kopiointia.
Strategian ja operatiivisen suunnittelun yhdistäminen: Kun pitkän aikavälin tavoitteet ja operatiivinen ennuste rakennetaan samassa järjestelmässä, niiden välinen yhteys säilyy. Tämä tukee ennustamista ja tavoitteenasetantaa.
Simulointi ja vaikutusanalyysi: Kun tiedot ja mallit ovat yhtenäisiä, voidaan nopeasti simuloida erilaisten tapahtumien (esim. kysynnän vaihtelun, kustannusnousun tai valuuttakurssimuutosten) vaikutuksia kassavirtaan, kannattavuuteen ja kapasiteettiin.
Käytännön esimerkki: ennen vs. jälkeen
Hajautettu Excel-pohjainen suunnittelu:
Jokaisella tytäryhtiöllä on oma budjettipohja Excelissä.
Taloustiimillä kestää viikkoja, jotta he saavat koottua kaikki tarvittavat tiedostot.
Konsolidointi tehdään manuaalisesti – virheiden tarkistus vie päiviä.
Ennusteen päivittäminen on paitsi raskasta myös altis inhimillisille virheille.
Strategiset tavoitteet elävät täysin erillään tarkemman tason suunnittelusta.
Suunnittelu yhtenäisellä alustalla:
Kaikki yksiköt käyttävät samaa järjestelmää ja mallia, mutta omilla syöttönäkymillään.
Tieto päivittyy reaaliaikaisesti ja on heti nähtävissä myös konsernitasolla.
Konsolidointi tapahtuu automaattisesti ja virheiden määrä pienenee radikaalisti.
Ennustetta voi päivittää rullaavasti ja ajuripohjaisesti. Uutta budjettikierrosta ei tarvitse odottaa.
Strateginen suunnittelu, rullaava ennuste ja budjetointi toimivat saumattomasti yhteen.
Ajantasainen, selkeä ja läpinäkyvä lopputulos
Yhtenäinen suunnittelualusta on kuin organisaation yhteinen kieli. Kaikki liiketoimintayksiköt toimivat samassa järjestelmässä omista näkökulmistaan, jolloin lopputulos yhdenmukainen, ajantasainen ja läpinäkyvä. Tämä ei ainoastaan helpota budjetointia ja ennustamista, vaan mahdollistaa paremmat päätökset kaikilla tasoilla.
Pohditko talouden ja liiketoiminnan suunnittelujärjestelmän hankintaa?
Nopeasti silmäiltävä Q&A-koosteemme, tarjoaa vastauksia yleisimpiin kysymyksiin budjetointi- ja ennustamisjärjestelmän valintaan liittyen.
Saat vastauksia mm. kysymyksiin:
• Mitä hyötyjä FP&A-suunnittelujärjestelmät tuovat?
• Kauanko käyttöönottoprojekti tyypillisesti kestää?
• Miten järjestelmät suhteutuvat muihin talouden tietojärjestelmiin (ERP, tietovarasto, BI, konsolidointi, suunnittelu, muut)?
• Mitä näkökulmia korostaa vertaillessa eri järjestelmiä?