Onko Excel organisaatiosi suurin riski?
Excel on ollut vuosikymmeniä taloushallinnon ja suunnittelun luottotyökalu. Sen joustavuus, laaja levinneisyys ja helppous tekevät siitä yhä monen controllerin ja taloustiimin ensisijaisen välineen. Silti kysymys kuuluu: riittääkö Excel enää nykypäivän liiketoiminnan vaatimuksiin?
Kun yritysten toimintaympäristö muuttuu yhä nopeammin ja päätöksiä on tehtävä reaaliaikaisen tiedon pohjalta, Excelin heikkoudet nousevat nopeasti esiin. Tyypillisiä kipupisteitä ovat:
versiohallinnan kaaos ja sähköpostiliitteiden hallinta
virhealttius kaavoissa ja tiedostojen välisissä viittauksissa
manuaalisen työn valtava määrä
vaikeus yhdistää data useista lähdejärjestelmistä
dimensionaalisuus ja konsolidointi
Nämä ongelmat eivät aiheuta ainoastaan turhautumista vaan muodostavat yritykselle todellisen liiketoimintariskin.
Excelin hyödyt ja rajat
Excelin vahvuuksia ei pidä vähätellä. Se tarjoaa rajattoman joustavuuden mallinnuksessa, on tuttu lähes kaikille talousammattilaisille ja mahdollistaa nopean ad hoc -analyysin. Pienemmissä yrityksissä tai yksinkertaisissa prosesseissa Excel voi toimia riittävänä työkaluna.
Mutta Excel ei ole suunniteltu budjetoinnin, skenaarioanalyysien ja rullaavien ennusteiden hallintaan. Sen rajat tulevat vastaan erityisesti seuraavissa tapauksissa:
Versiohallinta – Kun useita käyttäjiä työskentelee samassa Excelissä, on lähes mahdotonta varmistaa, että kaikki käyttävät viimeisintä versiota.
Virheiden kustannukset – Pienikin kaavavirhe voi johtaa väärään lopputulokseen. Usein virheet huomataan myöhässä, kun päätöksiä on jo tehty.
Manuaalinen työ – Konsolidointi eri liiketoimintayksiköiden Excel-taulukoista on aikaa vievää ja altis virheille.
Integraatioiden puute – Excel ei keskustele automaattisesti ERPien, CRMien ja BI-järjestelmien kanssa. Data kopioidaan ja lähetetään manuaalisesti.
Tietoturva ja läpinäkyvyys – Kuka muutti mitä ja milloin? Excelissä on lähes mahdotonta ylläpitää selkeää audit trailia.
Kun nämä ongelmat kasautuvat, Excelin käyttö ei ole enää tehokkuutta lisäävä ratkaisu, vaan suuri riski tiimin onnistumiselle.
Milloin suunnittelujärjestelmä kannattaa hankkia?
Useimmat organisaatiot tunnistavat hetken, jolloin Excel ei enää riitä. Yleensä organisaatiossa huomataan Excelin rajoitteen kun saavutetaan tietty organisaation koko, aletaan kansainvälistymään ja tulee uusia suunniteltavia tulosyksiköitä tai yksinkertaisesti kun taloustiimin aika ei riitä muuhun kuin Excelin pyörittämiseen.
Tyypillisiä merkkejä siitä, että moderni suunnittelujärjestelmä on ajankohtainen:
Budjetointiprosessi kestää viikkoja tai jopa kuukausia.
Ennusteita tehdään harvoin, koska prosessi on liian raskas.
Johto ei luota lukuihin – niiden oikeellisuus kyseenalaistetaan.
Liiketoimintayksiköt valittavat, etteivät pääse osallistumaan suunnitteluun helposti.
Konsolidointi eri järjestelmistä on manuaalista ja hidasta.
Excelit ovat liian vanhoja ja niin monimutkaisia, että niitä on vaikea käyttää rikkomatta kokonaisuutta.
Kun nämä haasteet ovat läsnä jokapäiväisessä työssä, on aika tarkastella uuden suunnittelujärjestelmän käyttöönottoa.
Miksi moderni suunnittelujärjestelmä on luonnollinen seuraava askel?
Modernit suunnitteluratkaisut, kuten Jedox, on rakennettu ratkaisemaan juuri ne ongelmat, joihin Excel kompastuu. Ne eivät kuitenkaan tarkoita Excelistä luopumista kokonaan – päinvastoin. Useimmat järjestelmät tukevat Exceliä käyttöliittymänä, jolloin käyttäjät voivat työskennellä tutussa käyttöliittymässä, mutta datan hallinta, konsolidointi ja laskenta tapahtuvat taustalla keskitetysti ja luotettavasti.
Keskeiset hyödyt:
Ajuripohjainen suunnittelu: mallinnus liiketoiminnan todellisten ajureiden pohjalta, ei ainoastaan tilitasojen ja eurojen perusteella.
Rullaava ennuste: ennusteen päivittäminen joustavasti ja reaaliaikaisesti.
Integraatiot: automaattinen tiedonsiirto ERPistä, CRMistä ja muista datalähteistä.
Automaattinen konsolidointi: konserninäkymä syntyy reaaliajassa ilman manuaalista työtä.
Läpinäkyvyys ja tietoturva: selkeä lokitus, oikeuksien hallinta ja luotettavat versiot.
Kun Excelistä siirrytään Jedoxiin, organisaatio saa parhaan molemmista maailmoista: tuttua käytettävyyttä, mutta samalla modernin suunnittelujärjestelmän luotettavuuden ja tehokkuuden.
Yhteenveto
Excel on edelleen hyödyllinen väline, mutta sen rajat tulevat nopeasti vastaan, kun organisaatio kasvaa ja toimintaympäristö monimutkaistuu. Sen sijaan, että Excel olisi tehokas apuri, se muuttuu riskiksi: virheet, viivästykset ja luotettavuusongelmat voivat johtaa huonoihin päätöksiin.
Moderni suunnittelujärjestelmä, kuten Jedox, tarjoaa luonnollisen seuraavan askeleen. Se yhdistää Excelin joustavuuden järjestelmän hallittavuuteen ja skaalautuvuuteen. Awanto auttaa organisaatioita ottamaan tämän askeleen hallitusti – ja muuttamaan suunnittelun Excel-riippuvuudesta kohti reaaliaikaista, ketterää ja luotettavaa talouden suunnittelua.
Valmistaudu onnistuneesti FP&A-kehityshankkeeseen
Opas auttaa ymmärtämään budjetointi- ja ennustamisjärjestelmän ostoprosessia. Saat tietoa, mitä kaikkea kannattaa huomioida, ja mitä asioita mahdollisesti sisäisesti tarkentaa ennen lopullista päätöstä.