Rullaava ennustaminen tuo vakautta ja ketteryyttä
Monessa suomalaisessa organisaatiossa ennustaminen ja budjetointi perustuu edelleen vuosi- tai kvartaalimalliin. Vuosibudjetointi yhdistettynä kuluvaan vuoteen rajautuvaan ennustamiseen voi tuntua luontevalta, mutta on usein liian jäykkä ja hidas tapa reagoida nykyisessä liiketoimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Hyödyt jäävät pieniksi.
Ongelmia on paljon. Excel-riippuvuus tekee prosesseista raskaita ja virhealttiita, tietoa joudutaan kokoamaan useista eri järjestelmistä manuaalisesti, konsolidointi konsernitasolle on hidasta, ja johdon päätöksenteko perustuu jo vanhentuneeseen tietoon. Lisäksi budjetointi koetaan usein organisaation sisällä työlääksi vuosittaiseksi projektiksi, jota vältellään niin pitkään kuin mahdollista.
Rullaava ennuste tarjoaa ratkaisun näihin haasteisiin. Paitsi tekninen muutos prosessiin, se on ennen kaikkea kulttuurinen siirtymä talouden ketterämpään ohjaukseen.
Vuosibudjetoinnin haasteet
Perinteisessä budjetointimallissa on monenlaisia käytännön ongelmia:
Excel-riippuvuus: Useat organisaatiot pyörittävät ennustamistaan massiivisten Excel-tiedostojen varassa. Tämä johtaa helposti epäyhtenäisiin laskentakaavoihin, versionhallinnan ongelmiin ja virheisiin, joita ei havaita ajoissa.
Hajanaiset järjestelmät: BI-työkalut, useampi ERP ja manuaaliset syöttöprosessit tekevät tiedon keruusta raskasta. Taloustiimit joutuvat käyttämään aikaa tiedon kokoamiseen sen sijaan, että voisivat analysoida tuloksia.
Tilitasolla tehty suunnittelu: Kun suunnittelu tehdään liian yksityiskohtaisella tasolla, prosessista tulee hidas ja kankea. Samalla iso kuva jää helposti piiloon.
Manuaaliset konsolidoinnit: Konsernitason näkymän rakentaminen edellyttää usein useiden yksiköiden tietojen yhdistämistä käsin. Se hidastaa ja heikentää raportoinnin luotettavuutta.
Hiljaisen tiedon hukkaaminen: Liiketoimintayksiköiden hiljainen tieto ei välttämättä koskaan päädy johdon pöydälle, tai jos päätyy, se on jo vanhentunutta.
Näiden haasteiden keskellä ei ole ihme, että monessa organisaatiossa vuosibudjetoinnista on tullut enemmänkin rutiini kuin aidosti liiketoimintaa ohjaava väline.
Rullaava ennuste päivittyy säännöllisesti
Rullaava ennuste tarjoaa vaihtoehdon kertaluontoiselle vuosibudjetille. Rullaavan ennusteen ydin on jatkuvuus. Ennustetta päivitetään säännöllisesti, useimmiten kuukausittain ja se ulottuu 12–18 kuukautta eteenpäin.
Rullaavan ennusteen hyödyt:
Ajuripohjaisuus: Ennustaminen perustuu liiketoiminnan ajureihin, ei yksittäisiin tileihin. Tämä tekee mallista läpinäkyvämmän ja joustavamman.
Rullaava näkymä: Ennuste ei pysähdy tilikauden loppuun, vaan näkymä liikkuu koko ajan eteenpäin. Näin organisaatiolla on jatkuvasti ajantasainen kuva tulevasta.
Automaatio ja integraatiot: Kun datan keruu, laskenta ja konsolidointi automatisoidaan, taloustiimit voivat keskittyä analysointiin. Integraatiot ERPien ja muiden järjestelmien kanssa poistavat manuaalisen työn.
Konsernitason kokonaiskuva: Yksiköiden päivitetyt ennusteet siirtyvät reaaliaikaisesti konsernitasolle, jolloin organiaation johto saa päätöksenteon tueksi yhdenmukaisen tilannekuvan tulevasta.
Ennusteen simulointi: Rullaava ennuste mahdollistaa ennusteiden ja skenaarioiden simuloinnin, mikä parantaa organisaation kykyä varautua muutoksiin.
Käytännön esimerkki
Otetaan esimerkiksi keskisuuri konserni, joka on perinteisesti tehnyt vuosibudjetin syksyllä. Prosessi on kestänyt kolme kuukautta ja siihen on osallistunut kymmeniä ihmisiä. Kun budjetti vihdoin hyväksytään, ensimmäiset kuukaudet siitä ovat jo toteutuneet ja moni alkuperäinen oletus on jo todennäköisesti ehtinyt tässä ajassa vanhentua.
Kun sama organisaatio siirtyy rullaavaan ennustamiseen, prosessi muuttuu merkittävästi. Sen sijaan, että loppuvuosi on yksi valtava budjetointiponnistus, ennusteita päivitetään kuukausittain.
Kun myynnistä vastaava johtaja huomaa helmikuussa, että kilpailijan uusi tuote tulee viemään markkinaosuutta, hän päivittää tämän tiedon suoraan järjestelmään. Konsolidoinnin jälkeen tieto näkyy välittömästi koko konsernin ennusteessa ja on heti johdon käytettävissä.
Näin päätöksenteko perustuu ajantasaiseen tietoon eikä kuukausia vanhaan budjettidokumenttiin. Lisäksi koko prosessi on kevyempi. Henkilöstö päivittää ennustetta tasaisesti vuoden ympäri eikä loppuvuoden budjettityöstä muodostu enää valtavaa ponnistusta.
Rullaava ennustaminen yhdistettynä vuosisuunnitteluun
Rullaava ennuste ei tarkoita, että kaiken pitäisi päivittyä kuukausitasolla. Toimivaksi todettu ratkaisu on yhdistää vuosittainen suunnittelu ja rullaava ennustaminen. Esimerkiksi investointisuunnitelmat ja pitkän aikavälin tavoitteet voidaan laatia vuosittain, mutta liiketoiminnan avainluvut ja myynnin ennusteet taas päivitetään kuukausittain.
Tärkeintä on, että kokonaiskuva pysyy yhtenäisenä. Näin organisaatio saa hyödyn molemmista malleista: pitkän aikavälin suunnitelmallisuudesta ja lyhyen aikavälin joustavuudesta.
Rullaava ennuste mahdollistaa liiketoiminnan ketterän ohjaamisen budjetoinnin ja ennustamisen avulla. Kun turha manuaalityö poistetaan, hiljainen tieto tuodaan osaksi suunnittelua ja ennuste pidetään ajan tasalla, johto pystyy reagoimaan muutoksiin ajoissa kilpailukyvyn varmistaen. Näin koko organisaation toiminta tehostuu.
Kaipaako talouden ja liiketoiminnan suunnittelujärjestelmänne kehittämistä?
Lataa avuksesi opas, joka auttaa ymmärtämään budjetti- ja ennustamisjärjestelmän hankintaprosessia.
Oppaassa kerromme, organisaatiotasolta saakka, mitä on tärkeä ymmärtää jo ennen ostoprosessin aloitusta. Mitä kaikkea pitäisi tietää ennen lopullista päätöstä, jotta jatko on sujuva ja talouden ja liiketoiminnan suunnittelujärjestelmä palvelee tarkoitustaan.